Verslo analitika su Power BI: nuo apskaitos duomenų iki sprendimų

Verslo analitika dažnai skamba kaip kažkas, kam reikia atskiro skyriaus ir didelio biudžeto. Praktikoje daugumai Lietuvos įmonių ji reiškia labai konkretų dalyką: apskaitoje jau esantys duomenys turi patys virsti ataskaitomis, kurias vadovas gali atsidaryti bet kada.

Būtent tam naudojamas Power BI — Microsoft verslo analitikos sistema, kuri prisijungia prie jūsų apskaitos programos ir paverčia jos duomenis gyvomis ataskaitomis.

Kokią problemą tai sprendžia

Beveik kiekvienoje įmonėje duomenys yra. Trūksta ne duomenų, o atsakymų:

• Ataskaitos ruošiamos rankomis, todėl atsiranda tada, kai kas nors turi laiko.
• Kiekvienas naujas pjūvis reiškia naują eksportą į Excel.
• Skirtingi žmonės skaičiuoja tą patį rodiklį skirtingai.
• Kol ataskaita paruošiama, ji jau pasenusi.

Dvi dienos per mėnesį, praleistos kopijuojant duomenis, per metus virsta beveik mėnesiu darbo. Ir tai dar ne didžiausia kaina — didesnė yra sprendimai, priimti pavėluotai.

Ką verslo analitikos sistema daro

Power BI atlieka tris darbus, kurių apskaitos programa neatlieka:

1. Sujungia duomenis. Pardavimai, sąnaudos, skolos ir sandėlis atsiduria viename modelyje, todėl juos galima lyginti tarpusavyje.
2. Skaičiuoja automatiškai. Marža, vidutinė sąskaita, nuokrypis nuo biudžeto perskaičiuojami kaskart atsinaujinus duomenims.
3. Parodo suprantamai. Vadovas mato rodiklį, o ne lentelę, ir gali iš jo išskleisti detales iki konkrečios sąskaitos.

Rezultatas — ataskaita, kuri kas rytą būna paruošta be niekieno įsikišimo, ir kurią galima atsidaryti telefone.

Ką realiai matote ekrane

Standartiniame ataskaitų rinkinyje yra tai, ko vadovai klausia dažniausiai:

• Vadovo santrauka — svarbiausi rodikliai viename ekrane;
• pajamos ir sąnaudos su palyginimu su praėjusiais metais ir biudžetu;
• pardavimų analizė su marža ir vidutine sąskaita;
• klientų analizė — kas perka, kas dingo, kas vėluoja;
• skolos ir vėluojantys mokėjimai;
• sandėlio likučiai ir užsigulėjusios prekės;
• balansas ir pelno-nuostolių ataskaita.

Kaip tai atrodo iš tikrųjų, galima pasižiūrėti ataskaitų pavyzdžių puslapyje.

Iš kur imami duomenys

Dažniausiai — tiesiai iš apskaitos programos. Lietuvoje tai paprastai Rivilė arba Finvalda; restoranų tinklams — R-Keeper kasos sistema.

Jungiamasi skaitymo teisėmis: analitikos sistema duomenų nekeičia ir į apskaitą nieko nerašo. Pačioje apskaitos programoje keisti nieko nereikia.

Prireikus prie tų pačių ataskaitų prijungiami ir kiti šaltiniai — CRM, personalo sistema, gamybos duomenys ar paprastas Excel failas su biudžetu. Būtent čia atsiranda ataskaitos, kurių nė viena sistema atskirai nepateiktų.

Kiek tai užtrunka

Su paruoštu ataskaitų rinkiniu — kelias dienas, nes ataskaitos jau suprogramuotos ir tik pritaikomos jūsų padaliniams bei prekių grupėms. Individualus projektas trunka savaites, priklausomai nuo šaltinių skaičiaus.

Iš įmonės pusės reikia nedaug: prieigos prie duomenų bazės ir vieno žmogaus, galinčio atsakyti į klausimus apie apskaitos specifiką. Eiga aprašyta Power BI diegimo puslapyje, o trukmės klausimą detaliau nagrinėjame atskirame straipsnyje.

Kada tai atsiperka

Verslo analitika pasiteisina anksčiau, nei dauguma tikisi, ir dažniausiai dėl trijų dalykų: laiku pastebėtos krentančios maržos, anksčiau pamatytos pradelstos skolos ir sandėlyje įšaldytų pinigų.

Jei ataskaitų ruošimas šiandien atima kelias dienas per mėnesį, sprendimas atsiperka vien sutaupytu laiku. Ar jūsų atveju verta — apie tai atskirai.

Nuo ko pradėti

Paprasčiausias kelias — paruoštas rinkinys pagal jūsų apskaitos programą: Rivilė Basic ar PRO, Finvalda Basic ar PRO. Kainos nuo 59 Eur/mėn. — palyginimas kainų puslapyje.