Kiek kainuoja Power BI įmonei: licencijos, diegimas ir paruošti rinkiniai

Klausimas „kiek kainuoja Power BI” dažnai lieka be aiškaus atsakymo, nes kainą sudaro dvi visiškai skirtingos dalys: Microsoft licencijos ir ataskaitų paruošimas. Jas verta skaičiuoti atskirai.

1. Microsoft licencijos

Licencija mokama tiesiogiai Microsoft ir priklauso nuo to, kiek žmonių peržiūrės ataskaitas. Power BI Desktop — įrankis ataskaitoms kurti — yra nemokamas, bet dalintis ataskaitomis su kolegomis reikia mokamos licencijos.

Praktikoje daugumai mažų ir vidutinių įmonių pakanka kelių licencijų: ataskaitas realiai atsidaro vadovas, finansininkas ir keli padalinių vadovai.

2. Ataskaitų paruošimas

Čia ir slypi didžiausias kainų skirtumas — priklausomai nuo to, kuriuo keliu einate.

Paruoštas ataskaitų rinkinys. Jei naudojate Rivilę ar Finvaldą, ataskaitos jau suprogramuotos: jas reikia tik pritaikyti jūsų duomenų struktūrai. Todėl kaina yra mėnesinė ir prasideda nuo 59 Eur/mėn. už 8 ataskaitų rinkinį; 20 ataskaitų rinkinys kainuoja 89 Eur/mėn.

Individualus projektas. Reikalingas tada, kai duomenys ateina iš kelių skirtingų sistemų, reikia specifinių rodiklių arba jūsų apskaitos sistema nėra Rivilė ar Finvalda. Toks darbas skaičiuojamas valandomis — 70 Eur/val.

Kada kuris variantas pigesnis

Paruoštas rinkinys beveik visada pigesnis, jei jūsų poreikiai standartiniai: pajamos, sąnaudos, pelnas, pardavimai, skolos, sandėlis. Sukurti tą patį nuo nulio kainuotų daugiau, o rezultatas būtų panašus.

Individualus projektas atsiperka tada, kai:

• duomenis reikia sujungti iš kelių sistemų (apskaita + CRM + kasos + Excel failai);
• reikalingi rodikliai, kurių nėra standartinėse ataskaitose;
• verslo modelis specifinis ir standartiniai pjūviai netinka.

Dažniausiai praktikoje veikia hibridinis variantas: pradedama nuo paruošto rinkinio, o vėliau pridedamos kelios individualios ataskaitos. Taip nemokama už tai, kas jau egzistuoja.

Ko nepamiršti skaičiuojant

Prie kainos verta pridėti ir tai, ką dabar mokate netiesiogiai: valandas, kurias finansininkas kas mėnesį praleidžia ruošdamas ataskaitas rankomis. Dviejų dienų darbas per mėnesį dažnai kainuoja daugiau nei paruošto rinkinio prenumerata.

Skaičiavimas dviem įmonėms

Kad būtų konkrečiau — du tipiniai atvejai.

20 darbuotojų prekybos įmonė, naudojanti Rivilę. Ataskaitas žiūri vadovas, finansininkė ir du padalinių vadovai. Reikia standartinių pjūvių: pajamos, sąnaudos, pelnas, pardavimai, skolos, sandėlis.

• 20 ataskaitų rinkinys: 89 Eur/mėn.
• 4 Microsoft licencijos
• Diegimas: kelios dienos, be atskiro projekto mokesčio

Palyginimui: jei finansininkė ataskaitoms skiria dvi dienas per mėnesį, vien tas laikas kainuoja daugiau.

Gamybos įmonė su keliomis sistemomis. Duomenys ateina iš apskaitos, gamybos valdymo ir Excel failų su normatyvais. Reikia savikainos skaičiavimo pagal gaminį — standartinėse ataskaitose to nėra.

Čia paruoštas rinkinys padengia finansinę dalį, o gamybos rodikliai daromi atskirai valandiniu įkainiu. Tai ir yra tas hibridinis variantas.

Kada kaina auga netikėtai

Trys dalykai, kurie dažniausiai padidina projekto apimtį, ir visus tris galima pastebėti iš anksto:

• Netvarkingi duomenys apskaitoje. Jei prekių grupės suvestos nenuosekliai arba padaliniai žymimi skirtingai, tvarkymas užima laiko. Tai pastebima jau pirmame duomenų peržiūros etape.
• Neapibrėžti rodikliai. Jei įmonėje nesutarta, kaip skaičiuojama marža, ataskaita ginčo neišspręs. Susitarimas turi būti prieš darbą, ne po jo.
• Poreikis, kuris auga eigoje. Klasikinis atvejis: prasidėjo nuo penkių ataskaitų, o baigėsi trisdešimčia. Todėl verta fiksuoti pirmąjį etapą ir plėsti tik po to, kai jis veikia.

Ar tai atsiperka

Paprastas būdas pasitikrinti — sudėti tris skaičius: kiek valandų per mėnesį skiriama ataskaitoms, kiek kainuoja ta valanda ir kiek kartų per metus sprendimas priimamas pavėluotai dėl to, kad duomenų nebuvo laiku.

Pirmieji du duoda konkrečią sumą. Trečiasis paprastai ir yra tikroji priežastis, dėl kurios įmonės pradeda — tik jos neįmanoma įrašyti į lentelę. Plačiau apie tai, kada verta pradėti, rašome atskirai.

Kaip sužinoti savo kainą

Visų planų palyginimą su konkrečiu ataskaitų sąrašu rasite kainų puslapyje. Jei planuojate individualų sprendimą, apie tokius projektus rašome Power BI diegimo puslapyje.