Kas yra Power BI ir kam jis naudojamas?

Power BI yra Microsoft sukurta verslo analitikos platforma. Paprastai kalbant, tai įrankis, kuris paima duomenis iš jūsų sistemų — apskaitos programos, kasos, sandėlio, CRM — ir paverčia juos aiškiomis ataskaitomis bei grafikais, pasiekiamais kompiuteryje ar telefone.

Pagrindinis skirtumas nuo įprastų ataskaitų tas, kad Power BI ataskaitos atsinaujina pačios. Nereikia kas mėnesį eksportuoti duomenų, kelti jų į Excel ir perskaičiuoti formulių — ataskaita pati pasiima naujausius duomenis ir persiskaičiuoja.

Kaip veikia Power BI

Platformos veikimą galima suskirstyti į tris žingsnius.

1. Duomenų surinkimas. Power BI prisijungia prie duomenų šaltinių: apskaitos sistemos duomenų bazės, Excel failų, SharePoint, CRM, ERP ar kasos sistemos. Vienoje ataskaitoje galima sujungti kelis skirtingus šaltinius.

2. Duomenų modelis. Surinkti duomenys sutvarkomi — susiejamos lentelės, apskaičiuojami rodikliai (pavyzdžiui, pelno marža ar vidutinis čekis), nustatoma, kaip skaičiai grupuojami pagal laikotarpius, padalinius ar prekių grupes. Būtent ši dalis lemia, ar ataskaitos bus patikimos.

3. Ataskaitos. Galutinis rezultatas — interaktyvios ataskaitos su grafikais ir lentelėmis. Jose galima filtruoti duomenis pagal laikotarpį, padalinį ar vadybininką, o paspaudus ant rodiklio pamatyti, iš ko jis susideda.

Ką galima analizuoti su Power BI

Praktiškai bet kokius skaitmeninius verslo duomenis. Dažniausiai įmonės pradeda nuo finansinių ir pardavimų rodiklių:

pajamos ir sąnaudos pamėnesiui, palyginant su praėjusiais metais ar biudžetu;
pelnas, pelno marža ir jų dinamika;
pardavimai pagal prekes, klientus, padalinius ir vadybininkus;
gautinos bei mokėtinos sumos, pradelstos skolos pagal terminus;
sandėlio likučiai, prekių apyvartumas ir užsigulėjusios prekės;
balansas bei pelno-nuostolių ataskaita su galimybe detalizuoti sumas.

Restoranų ir prekybos tinklai papildomai analizuoja apyvartą pagal objektus bei valandas, vidutinį čekį ir savikainos dalį — apie tai plačiau R-Keeper analitikos puslapyje.

Power BI ir Excel — kuo skiriasi

Tai bene dažniausias klausimas. Tas pačias ataskaitas dažnai galima susikurti ir Excel, tačiau skiriasi darbo kiekis bei patikimumas.

Excel puikiai tinka vienkartinei analizei. Problemos prasideda tada, kai tą pačią ataskaitą reikia paruošti kas mėnesį: kažkas turi eksportuoti duomenis, sutvarkyti formatą, atnaujinti formules ir patikrinti, ar niekur neįsivėlė klaida. Kuo daugiau duomenų ir šaltinių, tuo daugiau laiko tam sugaištama.

Power BI šį darbą atlieka automatiškai. Kartą paruošus ataskaitą, ji atsinaujina pati, o visi darbuotojai mato tuos pačius skaičius — nebelieka situacijos, kai skirtingi žmonės pateikia skirtingus rezultatus, nes dirbo su skirtingomis failo versijomis.

Antras skirtumas — duomenų kiekis. Excel pradeda strigti, kai eilučių skaičius auga į šimtus tūkstančių; Power BI su tokiais kiekiais dirba be problemų.

Kiek kainuoja Power BI

Kainą sudaro dvi dalys, kurias verta skirti.

Microsoft licencija mokama tiesiogiai Microsoft už kiekvieną naudotoją, kuris peržiūrės ataskaitas.

Ataskaitų paruošimas — darbas, kurio metu duomenys sujungiami ir suprogramuojamos ataskaitos. Čia yra du keliai: naudoti paruoštą ataskaitų rinkinį arba kurti sprendimą nuo nulio. Paruošti rinkiniai Rivilės ir Finvaldos naudotojams kainuoja nuo 59 Eur/mėn., o individualūs projektai skaičiuojami valandomis. Visos kainos — kainų puslapyje.

Praktikoje daugumai įmonių pigiau pradėti nuo paruošto rinkinio ir pritaikyti tik tai, ko trūksta.

Ar duomenys saugūs?

Prisijungimas prie Power BI reikalauja dviejų faktorių autentifikacijos (MFA), duomenys perduodami šifruotu ryšiu, o prireikus prisijungimą galima organizuoti per VPN. Ataskaitų prieigos teisės nustatomos atskirai, todėl galima riboti, kuris darbuotojas kokius duomenis mato.

Nuo ko pradėti

Pradėti verta ne nuo technologijos, o nuo klausimo: kokių skaičių jums trūksta priimant sprendimus? Dažniausiai atsakymas — keli konkretūs rodikliai: pelningumas pagal prekes, vėluojantys mokėjimai, sandėlio likučiai.

Jei naudojate Rivilę, Finvaldą ar R-Keeper, greičiausias kelias yra paruoštas ataskaitų rinkinys — jį galima įdiegti per kelias dienas. Kaip atrodo tokios ataskaitos, pamatysite Power BI ataskaitų pavyzdžiuose, o jei reikia individualaus sprendimo, apie tai rašome Power BI diegimo puslapyje.